社内イベントのケータリング選び｜料理だけでなく運営まで見る7つのポイント

社内イベントの料理は決まったのに、机を動かす人や食器を回収する人が決まっていない。ケータリングの発注後に、こうした運営の空白が見つかることがあります。選定時には料理写真だけでなく、オフィスに届いてから元の職場に戻るまでを確認することが大切です。この記事では30〜150名の社内懇親会を対象に、発注仕様と責任の分担を軸に、担当者が見積もり前に確認したい7つのポイントを解説します。

1．最初の2項目は「目的」と「担当範囲」です

一つ目は食事がイベントで果たす役割です。業務後の夕食を兼ねるのか、キックオフ後に短く交流するのかによって、料理を選ぶ基準が変わります。前者では食事としての満足感、後者では短い時間でも取りやすく会話を妨げない構成が中心になります。「豪華な料理」という言葉だけで依頼せず、開始時刻、終了時刻、参加者が食事を済ませているかを伝えましょう。

二つ目は誰がどこまで作業するかです。配送のみ、料理台の設営を含む、提供スタッフが残る、撤収まで担当するなど、実際の業務範囲を工程ごとに確認します。「ケータリングだから全部込み」と解釈せず、机の移動、クロス、食器、ドリンク補充、廃棄物、家具の復旧について回答をもらうことが重要です。

例えば50名で2時間の懇親会を開く計画なら、幹事が受付と社内連絡を担い、外部スタッフが飲食提供と片付けを担う案を作れます。ただし、司会進行や企画の操作が追加されれば別の役割も必要です。人数だけで担当者数を固定せず、同時に発生する仕事を洗い出して見積もり条件に加えます。

2．3項目目は「発注仕様を誰が確定するか」です

料理の選定、参加人数、提供時間、会場配置は別々に決まることがあります。三つ目の確認は、それらを最終的な発注仕様へまとめる担当です。営業担当へ料理を伝えた後、現場担当には別の時刻を伝えていると、どちらが正しいか判断できません。社内の窓口を一つ決め、最終版を誰が承認するかを明確にします。

仕様書には、確定した内容と未確定の内容を分けます。例えば「料理は50名分、人数変更期限は業者回答待ち」「料理台の机は社内が用意、配置は現地確認後」と書けば、次に必要な判断が見えます。「一式」という項目だけでは、どこまで含むかを確認できないため、成果物と作業を分けて記載してください。

参加者への案内も発注仕様と照合します。夕食を用意すると案内しているなら、その位置づけを業者へ伝えます。個別の食事相談がある場合は、確認する窓口と回答の責任を整理し、幹事が未確認の内容を保証しない運用にします。献立そのものの決定と、参加者へ情報を返す仕事を混同しないことが大切です。

3．4項目目は「複数業務の責任の境界」です

飲食、音響、司会、会場管理を別々に手配する場合、業務の間に空白が生まれやすくなります。例えば料理台を移動する必要が出たとき、施設は場所の許可、ケータリング会社は料理の管理、主催者は全体の配置判断を担うという分担が考えられます。誰かが全部判断するだろうと任せず、変更の承認者と実作業の担当を分けます。

100名の仮想開催で、受付、乾杯、料理提供が同時に動くなら、全体を見て連絡する現場責任者が必要です。必要なスタッフ数は人数だけで固定せず、同時に発生する仕事から相談します。司会が料理補充の判断も担うような兼任は、進行中に対応できるかを確認してください。役職名ではなく、その時間に何をする人かで分担表を作ります。

業者へ渡す資料には、社内担当が行うことも記載します。外注範囲だけを列挙すると、業者が触れてよい備品や、主催者が用意する情報が分かりません。機材の接続、メニューの承認、参加者への連絡など、業務の受け渡し地点を確認します。各担当が完了を誰へ報告するかまで決めておくと、抜け漏れを見つけやすくなります。

4．5・6項目目は「変更条件」と「当日の連絡系統」です

五つ目は人数変更や時間延長の扱いです。参加見込みの50名が確定人数なのか、回答待ちを含むのかで、発注判断は変わります。いつまで変更できるか、変更後の料金はどう算出されるか、欠席が出た場合の扱いを見積もり時点で確認します。業者ごとに条件が異なるため、一般的な期限を当てはめず、注文内容に対応した条件を書面に残します。

六つ目は現場の判断者です。料理の到着が遅れたとき、会の開始をずらすか、挨拶を先に行うかは、配送担当だけでは決められません。社内の責任者、外部の現場責任者、司会者の連絡先と判断範囲を整理します。社内チャットが使えない外部スタッフには、別の連絡方法を指定しておきましょう。

見積書には、飲食、設営、運営、機材、配送、撤収などの項目をそろえて記載してもらいます。安い見積もりに見えても、社内で補う作業が多ければ、担当者の負担は大きくなります。OFFICE de PARTYの管理費は10％ですが、何を対象に計算するかを含め、最終金額と適用範囲は個別見積もりで確認してください。

5．7項目目は「撤収後の状態」を合意することです

片付けの終点は、料理台がなくなることとは限りません。翌朝から執務するなら、机と椅子の配置、床面、残置物、忘れ物、施錠まで確認が必要です。備品を元に戻すための写真を準備し、担当範囲を決めます。ゴミを回収する契約でも、分別方法や会場内のゴミ箱まで含むかは確認が必要です。

撤収に使える時間も、開催時間とは別枠で確保します。終了と同時に部屋を明け渡す条件では、参加者が残っている中で急いで作業することになります。社内の会議室予約に、設営と撤収の時間を含めておけば、幹事が当日になって利用延長を交渉する事態を防げます。施設の退館時刻がある場合は、撤収完了から逆算してください。

七項目を確認した後は、未確定事項を一枚にまとめます。「参加人数は何日確定」「机移動は総務」「料理台の撤収は外部」など、回答を待つものと担当が決まったものを分けると、次に誰が動くかが明確になります。契約上の比較は法人ケータリングの選び方、設営範囲はケータリングの設営、回収条件は片付けとゴミ回収も参考に整理してください。

6．よくある質問

料理だけ先に発注してもよいですか？

会場条件と提供方法が確定しているなら進められます。ただし、設営や撤収の担当が未定のまま料理だけを決めると、後から必要機材や作業が増える場合があります。少なくとも搬入時間、台の用意、回収の分担を先に確認しましょう。

飲食担当に司会も依頼できますか？

対応の可否と担当者を確認する必要があります。料理補充と司会が同時に必要になる場面もあるため、兼任を前提にせず、進行表に沿って役割を分けて相談してください。

30名と150名で同じ選び方ができますか？

確認項目は共通ですが、150名では受付や提供、撤収の集中を分散する設計がより重要になります。人数に応じて台やスタッフを単純に比例させるのではなく、現地で動線と作業時間を確かめます。