オフィスパーティーの費用相場｜会場費ゼロでも必要になる費用とは

オフィスなら会場費がかからないため、懇親会を安く開けそうだと考える担当者は多いでしょう。ただ、普段の会議室を食事と交流の場に変えるには、家具を移し、荷物を運び、終了後に仕事ができる状態へ戻す作業が必要です。この記事では30〜150名程度の開催を想定し、会場の転用によって生じる費用と社員の工数を整理します。一律の相場を断定せず、外部会場との比較で何を足し、何を別に記録すればよいかを解説します。

1．「会場費ゼロ」の範囲を、支出と作業に分ける

社内の会議室を予約するだけなら追加の利用料がない場合でも、イベント開催に必要な全ての設備や作業が付くわけではありません。外部会場の利用料に机の配置や音響設備が含まれる案と、部屋だけを使うオフィス案を比べると、見かけの差が大きくなります。まず同じ完成状態を用意するには何が必要かを書き出します。

予算表は「社外へ支払う金額」と「社内で実行する作業」を分けます。社員が机を動かす場合、業者への移動費は不要でも担当者の時間は使います。一方、通常の勤務時間内の作業を、根拠なく追加の現金支出として合計するのも不適切です。金額と工数を別の列に置き、社内の判断基準に合わせて評価してください。

飲食や進行の条件は両案でそろえた上で、会場を変えることで増減する項目を比較します。一人あたり予算へ換算する方法は懇親会の一人あたり予算で扱っています。この記事では料理の単価より、オフィスを使うために追加される準備と復旧を中心に確認します。

2．家具の移動は、片道ではなく往復で考える

最初に、現在の配置と開催時の配置を比べます。50名で会議室と隣の共用スペースを使う仮の例なら、参加者の立つ場所だけでなく、移動した椅子、使わない机、書類や機器をどこへ置くかが課題になります。空いている通路を仮置き場所にできるとは限らないため、施設管理者と保管場所を確認します。

移動するものは、名称、数量、移動先、作業者、復旧方法を一覧にします。例えば机を6台移す計画なら、当日に6台動かす作業だけでなく、終了後に元の位置へ戻す工程も見積条件へ入れます。これは作業内容の例であり、6台が50名開催に必要な標準数という意味ではありません。

固定された家具、配線を伴う机、重い機器は、幹事の判断で移動できる前提にしません。移動できないものが多い場合、外部から備品を足すより、使用する部屋や企画を変える方が現実的な場合もあります。配置変更の費用を知る前に、動かせる範囲を確定させることが先です。

養生や清掃の扱いも確認します。床や壁を保護する資材、取り付け可能な装飾方法、食事提供後に必要な清掃範囲によって、依頼する作業が変わります。「設営一式」という言葉だけで済ませず、どの家具を動かし、何を保護し、どこまで復旧するのかを伝えると比較できます。

3．搬入できる時間が、手配方法を変える

オフィスでは業務中の動線とイベントの搬入経路が重なることがあります。荷物用エレベーターを使える時間、駐車場所から入口までの距離、入館登録、台車の利用条件などを整理してください。同じ階数でも、車両から会場へ直接運べる場合と、複数の受付を通る場合では作業の組み方が異なります。

仮に本編が18時開始でも、会議室を使えるのが17時30分からなら、その30分で配置変更、機材確認、料理の設置が可能かを関係者と確認します。人数を増やせば必ず解決するとは限らず、荷物の到着順や入館手続きが制約になることもあります。時間が足りない場合は、事前準備できる場所や使用備品を見直します。

見積先へは本編の時間だけでなく、入館可能時刻、設営開始、参加者入場、提供終了、完全退出の時刻を伝えます。待機、複数回配送、時間外作業などの扱いは手配先によるため、発生すると決めつけず、該当条件で追加費用になるかを質問します。未回答の項目をゼロ円として扱わないことが大切です。

4．既存設備は、使える状態にするまでを確認する

会議用のマイクや画面があっても、パーティーの配置で使えるかは別の確認です。参加者が広い範囲に分かれる場合や、料理台のために司会位置を変える場合は、聞こえ方や接続経路を試します。既存設備を利用できれば借用品を減らせる可能性がありますが、確認前にレンタル不要とは判断しません。

借りる場合も、本体価格だけで比較せず、設置、接続、操作、撤収を誰が行うかを明確にします。社内担当者が操作するなら、操作方法の確認時間と当日の担当を工数表へ入れます。普段使える社員がイベント当日に参加できるとは限らないため、代わりの担当が扱えるかも確認してください。

机や食器、案内掲示などの備品は、所有数より当日利用できる数で判断します。別の会議で使う椅子や、部署の許可が必要な備品は、社内に存在するだけでは準備済みになりません。予約、受け取り、返却の手間まで含めると、手元の備品を使う案と外部で用意する案の違いが見えます。

5．社員工数と原状回復を、比較表から外さない

社内作業は担当者ごとに、準備、当日、終了後の時間を記録します。例えば2名が準備に各1時間、復旧に各1時間を使う仮の計画なら、合計4人時です。これは実際の所要時間の目安ではなく、人数と時間を分けて集計するための計算例です。金額換算する場合は自社で決めた基準を使い、業者への支払額と重ねて計上しないようにします。

復旧では、業者が自社の食器を持ち帰った後に何が残るかを確認します。家具の配置、床の状態、社内備品の返却、忘れ物、施錠などのうち、契約外の作業は社内担当へ割り当てます。翌朝から会議室を使うなら、翌日に続きを行う余地がないことも、委託範囲を決める条件になります。

この表に金額を入れる前に、同じ人数、同じ本編時間、同じ飲食と企画を前提にした比較であるか確認します。交通費などが発生する場合も、会社が負担する範囲をそろえます。金額の差に加え、幹事が交流に参加できるか、翌日の業務へ影響するかも並べると、会場選びの説明に使えます。

6．総額を確認してから、転用の負担を減らす

予算調整では家具を大きく動かさない配置、既存設備で実施できる企画、利用時間内に収まる撤収方法など、会場転用の条件を見直します。料理を減らすだけで解決しようとせず、何の作業が費用や工数を生んでいるかを確認します。全体の優先順位は社内イベントの予算の決め方で整理できます。

OFFICE de PARTYでは管理費10％を案内していますが、算定対象や総額への含有、税の扱いは見積もりで確認してください。料理代だけに掛けるなど、未確認の計算で確定総額を出さないようにします。項目の読み合わせにはケータリング見積書の確認方法も活用できます。

安いかどうかの結論は、必要な復旧まで含む金額がそろってから出します。社内の作業時間が多い案を選ぶ場合も、担当者が対応できることを先に確認してください。会場費を抑える目的と、幹事が無理なく実施できる条件を両方満たす案を選びましょう。

よくある質問

オフィス開催の方が必ず安くなりますか？

会場料だけでは判断できません。家具移動や設備、復旧など、同じ状態を用意するための支出をそろえ、社員の工数も別に比較します。

社内の机を使うなら備品費は不要ですか？

購入やレンタルが不要でも、移動や保管、復旧が必要な場合があります。利用許可と当日の空き状況を確認し、作業担当を決めます。

社員の作業時間も予算へ足しますか？

まず支払額とは別に記録します。金額換算するかは社内基準に従い、通常の人件費と外部への支払額を二重に扱わないようにします。

正式な見積もりに何を渡せばよいですか？

人数、目的、会場写真、現在と希望の配置、利用可能時間、搬入条件、復旧範囲を伝えます。不明な項目は未確認と示し、確認後に金額を確定します。