社内ケータリングの飲み放題は必要？ドリンクプランの選び方

飲み放題を付ければ予算が読みやすくなる一方、参加者の希望や開催時間に合わなければ、必要以上の手配になる場合があります。反対に本数だけを購入すると、冷却や補充が幹事の仕事として残ることもあります。ドリンクプランは、飲む量だけではなく運営方法まで含めて選ぶことが重要です。この記事ではオフィス懇親会を対象に、飲み放題と本数手配の比較、確認したい条件、飲まない人への配慮を整理します。50名の会を仮の例として判断手順を解説します。

1．飲み放題が必要かは参加者と時間から考える

最初に、アルコールを提供するかを社内で確認します。業務との関係、会場の利用ルール、参加者の希望を踏まえ、ソフトドリンク中心の案も比較してください。飲み放題を付けること自体を懇親会の充実と結び付けず、会話をしながら好きな飲み物を選べることを目的にします。

仮に50名で2時間の会を開く場合、開始から終了まで全員が同じ時間いるとは限りません。途中参加や早退の予定が多いなら、その条件を業者へ伝えます。料金が何人を対象に計算されるか、利用時間はいつからいつまでか、アルコールを飲まない人の扱いはどうなるかを確認しましょう。

健康や体質などの理由で飲まない人へ、理由の説明を求める必要はありません。回答を取る場合も、飲酒の有無を公開一覧にせず、手配に必要な集計として扱います。厚生労働省は他人への飲酒の強要を避けるべき行動に挙げています。参加者が自由に選べる案内を基本にします。厚生労働省の飲酒ガイドライン

2．定額プランと本数手配を同じ範囲で比べる

飲み放題の利点は、対象人数と時間が決まれば予算を整理しやすいことです。ただし、メニュー、グラス、氷、提供スタッフ、補充、片付けまで含むかは個別の条件によります。「飲み放題」の名称だけで、幹事の仕事がなくなると考えないようにしましょう。

本数手配では、必要な種類と数量を選びやすい反面、追加の購入や残った商品の扱いを考える必要があります。社内で買う場合は商品代のほか、運搬、保管、冷却、開栓、空容器の回収を一覧にします。価格だけを比較すると、外部スタッフが担う作業の価値を見落としやすくなります。

比較表には「飲み物の範囲」「提供する人」「冷却設備」「終了時の処理」を置きます。同じ50名の条件でも、一方はセルフサービス、もう一方はスタッフ付きなら、単価の差は飲み物だけの差ではありません。何を社内で行うかを明記してから、総額を比較してください。

3．見積もり前に確認したいドリンクの条件

メニューはアルコールの種類だけでなく、水やお茶、炭酸などの選択肢を確認します。甘い飲料しかない状態を避け、参加者が継続して選びやすい内容にします。ノンアルコールとアルコールが見た目で区別しづらい場合は、提供時に分かる案内方法を業者と相談します。

時間条件では、設営開始、提供開始、ラストオーダー、回収開始を分けて確認します。2時間の会でも、挨拶の前から飲み物を配るなら提供時間は別の長さになります。閉会と同時に全てを撤去するのか、退出まで水を用意できるのかも聞いておくと、進行と調整しやすくなります。

追加費用については、人数追加、時間延長、特別な銘柄、グラス変更などの扱いを確認します。料金に含まれる人数の最低条件がある場合も、見積書で確認してください。OFFICE de PARTYの管理費10％は、計算対象と最終金額を個別見積もりで確認する事項です。記事の仮定から正式な料金を算出しないようにします。

4．提供場所は乾杯時と歓談時の動きを分ける

乾杯の直前に全員がドリンク台へ集まると、開始が遅れることがあります。受付後に飲み物を受け取れる案、席で配る案、複数の場所で受け取る案を会場に合わせて比較します。料理台と同じ位置にまとめる場合は、料理を取る人と飲み物だけ取りたい人が交差しないか確認してください。

50名程度の例では、受付、ドリンク、歓談場所を順に通れる配置を考えます。ただし、会場の入口や固定家具によって実現できる形は変わります。平面図だけで決めず、実際に皿とカップを持って移動する動作を想定すると、置き場所の不足に気づきやすくなります。

セルフサービスでも、補充状況を見る担当は必要です。空のボトルやカップが残っているのに誰も気づかない状態を避け、提供担当への連絡方法を決めます。司会者が同時に補充を担う計画は、進行中に抜けられないため無理が生じます。担当を増やせないときは、提供方法自体を簡素にする案を検討しましょう。

5．選んだプランに合わせて社内案内を整える

参加案内には、飲酒が任意であること、用意する飲み物の概要、提供時間を記載します。「元を取ってください」のように量を促す表現は使いません。乾杯の挨拶でも、好きな飲み物で参加できることを短く伝えると、会全体の方針をそろえられます。

運営側には、飲み物に関する問い合わせ窓口と、体調が優れない人がいた場合の社内連絡先を共有します。現場担当が健康状態を診断するのではなく、社内の対応手順に沿って必要な支援につなぐことが大切です。帰宅手段などの条件がある参加者にも、飲まない選択が自然にできる案内にします。

終了後は余った本数だけでなく、どの飲み物が選ばれたか、提供場所が混雑したかを振り返ります。飲み放題と本数手配のどちらがよかったかを、商品代だけでなく幹事の作業時間も含めて比較してください。次回も同じ条件とは限らないため、人数や開催時間と一緒に記録します。

飲酒時の配慮は会社イベントのアルコール準備、発注全体の基本は法人ケータリングの選び方、費目の確認はケータリングの費用で整理できます。選ぶべきプランは一つではなく、自社の会と運営体制に合うかで判断します。

見積もり依頼では、ドリンクを受け取る方法も指定します。スタッフが注ぐ方式と、缶やボトルを各自で取る方式では、必要な机や回収容器が変わります。カップの交換を想定するか、飲料ごとに容器を分けるかなど、当日迷う点を先に聞いておきましょう。

提供メニューの変更がある場合の連絡も確認します。希望した種類が用意できないときに何へ変わるかが分かれば、参加者への案内を更新できます。社内で印刷するメニューは最終回答後に作り、古い内容を会場へ掲示しないようにします。

本数手配の残数を数える担当も必要です。購入品と業者の回収品を混ぜず、終了時に照合できる一覧を用意すると、撤収時の確認が短くなります。

6．よくある質問

飲まない人にも同じ料金がかかりますか？

プランによって異なるため、見積もり時に確認します。飲酒者数だけで請求されると自己判断せず、対象人数とソフトドリンクの扱いを聞いてください。

飲み放題ならドリンク担当は不要ですか？

提供スタッフや補充が含まれるかによります。セルフサービスの場合でも、空容器の回収や不足の連絡を誰が行うかを決める必要があります。

残った飲み物は持ち帰れますか？

購入品かレンタルを伴う提供品かなどで条件が異なります。未開封品も含め、所有と回収の扱いを事前に確認し、参加者へ勝手に配らないようにします。